Hoe Voeders Decadt mesttransportbeheer digitaliseert met Microsoft 365

Een belangrijk onderdeel van de werking van Voeders Decadt is het beheren van mesttransporten. De data was er: alle transporten werden netjes bijgehouden in een gedeeld Excel-bestand.

Toch bleef het werken omslachtig. Rapporteren, plannen of financiële opvolging vergde telkens manueel werk:

• draaitabellen bouwen
• planningen kopiëren en formatteren
• transporteurs manueel contacteren
• berekeningen uitvoeren per rit

Een centraal overzicht voor het team? Enkel mogelijk door het bestand telkens door te sturen.

Tijdens een gezamenlijke brainstorm bekeken we hoe dit efficiënter kon — zonder extra licenties, volledig binnen Microsoft 365 Business Premium.

Van centrale Excel naar een tool die meewerkt

We volgden hun proces stap voor stap: hoe plannen ze transporten, welke gegevens registreren ze, hoe berekenen ze kosten, wat willen ze kunnen opzoeken. We deden dit niet vanuit een standaardoplossing, maar vanuit hun manier van werken. Die analyse bepaalde de structuur van de app, en niet andersom.

Wat de app doet

De app draait rond één centrale actie: transporten registreren en opvolgen. De app werkt met drie statussen: In te plannen, Gepland en Voltooid. De transporten zijn steeds zichtbaar in tabelweergave.

Nieuwe transporten aanmaken doe je eenvoudig in een formulier.

Per transport registreer je alle operationele en financiële gegevens. De app berekent automatisch:

• Totale N en P₂O₅ op basis van nutriëntengehalte en tonnage.
• Transportkost: via rijtijd en tarief, of handmatig vast te zetten per rit.
• Landkost: via de berekeningsmethode die je kiest per transport.
• Totale kost en winst/verlies per rit.

Daarnaast bevat de app modules om klanten en transporteurs te beheren. Het startscherm geeft in één oogopslag de belangrijkste KPI's: tonnages en soorten mest per afnemer, aanbieder of transporteur.

Omdat alle transporten centraal geregistreerd staan, kunnen ze nu ook het mestaanbod gaan opvolgen. Een aparte module laat toe om het aanbod te beheren en de voorraad te bewaken. Voorheen was dit in Excel niet mogelijk zonder het bestand te splitsen of extra tabbladen bij te houden.

De app genereert ook automatisch een planningsdocument via Power Automate. Je selecteert de transporten die je wil inplannen, geeft een bestandsnaam op, en de app maakt een Excel-bestand aan op SharePoint dat je rechtstreeks aan de transporteur bezorgt.

Hoe het gebouwd is

De technische stack is volledig gebaseerd op Microsoft-technologieën en vereist geen extra licenties: Power Apps (Canvas), Power Automate en SharePoint Online. Er worden geen externe diensten of custom connectors gebruikt.

Datamodel: Acht SharePoint-lijsten, waarvan één hoofdlijst. Lijstnamen worden beheerd als omgevingsvariabelen, zodat de app zonder codewijziging naar een andere SharePoint-site kan verhuizen.

App-architectuur: Tien schermen en 21 herbruikbare componenten. De drie statusschermen delen dezelfde tabel en collecties. Een aanpassing aan de tabelcomponent werkt meteen door op alle schermen.

Initialisatie: Bij opstart laadt de app alle lookupdata in lokale collecties via een laadscherm met voortgangsindicator. Dat houdt de app vlot, ook als SharePoint trager reageert.

Power Automate: Eén flow wordt getriggerd vanuit de app. De flow kopieert een Excel-template, vult twee tabellen en geeft het resultaat terug. Bij een mislukte run krijgt zowel de gebruiker als wij binnen Lebon.IT een duidelijke foutmelding.

Deployment: De volledige ontwikkeling en testfase vond plaats binnen onze eigen tenant, volgens ALM-principes. Environmental variables zorgen ervoor dat de app geen vaste verwijzingen heeft naar lijsten of sites. Na het afronden van de testen werd de oplossing gedeployed naar de omgeving van Voeders Decadt. Geen handmatig kopieerwerk dus.

Performantie: De app laadt bij opstart alle lookupdata in lokale collecties. Navigeren, filteren en berekenen gebeurt daarna volledig in geheugen, dat is een bewuste architectuurkeuze. Voor het transactievolume van Voeders Decadt levert dit een vlotte, stabiele werking op. Bovendien draait de volledige oplossing binnen Microsoft 365 Business Premium, zonder extra licenties.

Drie features die het verschil maken in de praktijk

Wijzigingen in geplande transporten komen vaak voor bij Voeders Decadt. Voorheen werden kolommen in Excel doorgetrokken of rijen gedupliceerd om snel iets aan te passen. Die werkwijze zit nu ingebakken in de app.

Bulk bewerken
Je selecteert meerdere transporten, kiest het veld dat je wil aanpassen en voert de nieuwe waarde in. De app slaat alle geselecteerde records in één keer op en herberekent de kostwaarden waar nodig.

Persoonlijke kolominstellingen
Elke gebruiker kan kolommen verbergen, verschuiven en breder of smaller maken. Die instellingen worden gekoppeld aan de ingelogde gebruiker. De volgende keer dat je inlogt, staat de tabel er precies zo bij als je hem achterliet.

Transport kopiëren in bulk
Terugkerende transporten hoef je niet opnieuw in te voeren. Je kopieert een bestaande rit, geeft aan hoeveel kopieën je wil, en de app maakt die records aan.

Besluit

Waar het traject staat of valt, is bij de analyse vooraf. Welke berekeningsmethoden bestaan er? Waar verwacht de gebruiker automatisch gedrag, en waar willen ze handmatige controle houden? Die vragen goed beantwoorden vóór je begint, bepaalt of de app werkt of niet.

Canvas Apps op SharePoint zijn voor dit soort toepassingen een logische keuze als je al op Microsoft 365 Business Premium zit. Geen extra licenties, geen externe servers, aanpasbaar zonder externe leverancier.

De grootste winst bij Voeders Decadt is niet de app zelf maar dat de data nu iets in gang kan zetten. Een ingepland transport kan automatisch een bevestiging sturen. Een planning is met één klik klaar en bezorgd aan de transporteur. De data staat niet meer stil in een bestand, maar wordt de motor van het proces. Als je vandaag data bijhoudt maar er nog niets mee doet, is dat het gesprek dat we graag hebben.

Wil je hier meer over te weten te komen? 
Contacteer ons dan gerust via sales@lebonit.be!