Gemeente De Panne
Een uniforme werkomgeving, ook tijdens corona
Gemeente (en OCMW) De Panne werkt al jaren in een uniforme werkomgeving via Citrix Virtual Desktop. De overstap naar thuiswerken tijdens de coronaperiode verliep dan ook erg vlot. Zo vlot zelfs, dat in volle coronacrisis beslist werd om meteen de doorstart te maken naar Windows 10 en Microsoft 365. Een uitdaging! Beide organisaties tellen samen zo’n 280 medewerkers, waarvan 140 administratieve krachten. De IT wordt er in goede banen geleid door een team van drie IT-medewerkers, ondersteund door Lebon.IT.
Centraal beheerde en uniforme werkomgeving
Enkele jaren geleden schakelde Gemeente (en OCMW) De Panne met de volledige organisatie over op Citrix desktop. De belangrijkste doelstelling: een centraal IT-beheer van de verschillende diensten in een uniforme werkomgeving, rekening houdend met de specifieke maatsoftware voor bepaalde gebruikers. Als uitloper van de nieuwe Citrix omgeving werd de mogelijkheid tot remote werken voorzien. Zodat medewerkers op bepaalde buitenlocaties, waar geen gemeentelijk netwerk is maar wel publieke wifi, toch toegang zouden hebben tot de server. En uiteraard als back-up, voor het geval het gemeentelijk netwerk zou uitvallen, zodat medewerkers te allen tijde konden blijven werken via het draadloos wifi netwerk.
Telewerken was in de huidige omgeving dan ook technisch perfect mogelijk. Toch werd het weinig tot niet gebruikt. Valery D’haenen, IT-verantwoordelijke: “Vanuit de medewerkers zelf was de vraag nooit gekomen. Er heerste ook geen cultuur van thuiswerk. De argumenten waren dus eerder principieel van aard, op IT-vlak stond alles klaar.”
Een evenwichtige mix tussen thuis werken en op kantoor lijkt de toekomst.
Valery D’haenen
Volledige omschakeling in twee dagen
Toen de impact van covid-19 duidelijker werd, lag remote werken al snel op tafel. De IT-infrastructuur was er tenslotte op voorzien. In amper twee dagen tijd was de volledige omschakeling een feit en werkte iedereen maximaal van thuis uit. Valery D’haenen: “Ook onze servercapaciteit was klaar voor de omschakeling. Afgelopen najaar investeerden we nog, op aanraden van Lebon IT, in een nieuwe performante Simplivity server omgeving. De grootste aanpassing voor onze medewerkers was het werken in de thuisomgeving, zonder collega’s en vaak met kinderen in de buurt. De IT-omgeving waarin ze moesten werken, bleef erg herkenbaar. Het voelde net als op kantoor werken. Ze konden zelfs de telefoon naar hun gsm doorschakelen via de Citrix omgeving. Onze support beperkte zich dan ook in het faciliteren van de toegang. Eenmaal de gebruikers de Citrix omgeving bereikt hadden, ging alles vanzelf.”
Doorstart naar Windows 10
Valery D’haenen: “Een nog grotere uitdaging was het faciliteren van online meetings, iets wat tot dan niet werd toegepast. De nieuwe Windows 10 omgeving, inclusief Microsoft Teams, stond klaar, maar was nog niet uitgerold wegens tijdsgebrek. Toen bleek dat de situatie langere tijd zou aanhouden, zijn we dan ook versneld overgeschakeld van Windows 7 naar Windows 10 en hebben we zo de doorstart gemaakt naar Exchange Online en Office 365. Met de nodige support via Teamviewer zijn we erin geslaagd om alle gebruikers vanop afstand te introduceren in de nieuwe omgeving. Zelfs de Gemeenteraad verliep tijdens covid-19 via Teams.”
De rol van telewerken na corona
In de huidige heropstartfase is telewerk nog steeds de norm voor wie niet per se aanwezig moet zijn voor de dienstverlening aan de burger. Momenteel wordt zelfs een containerdorp geplaatst met 10 containers, waarin alle loketten ondergebracht worden, om zo de dienstverlening aan de burger, mits respect voor de social distancing maatregelen, te blijven garanderen.
Dat de toekomst er na corona anders zal uitzien, daar is Valery D’haenen van overtuigd. “Gezien de grote investering in bijvoorbeeld extra laptops krijgt telewerken ongetwijfeld een vaste plaats in onze organisatiecultuur. Voor de coronaperiode waren er volop plannen om het gemeentehuis, dat uit zijn voegen barstte, aan te pakken. Dit wordt nu herbekeken in functie van telewerken. Heeft iedereen wel nog een eigen bureau nodig? Kan de ruimte niet zinvoller ingevuld worden? Een evenwichtige mix tussen thuis werken en op kantoor lijkt de toekomst.”
Partner met een visie
“De keuze om over te stappen naar Citrix Virtual Desktop heeft duidelijk zijn vruchten afgeworpen. En dat hebben we te danken aan de toekomstgerichte visie van Lebon.IT. Als gemeentebestuur is het belangrijk om terug te kunnen vallen op een partner met een doordachte visie die je in een bepaalde richting durft te duwen. In dit soort situaties heeft dat het verschil gemaakt.
De afgelopen maanden waren een boeiende en intense periode. We hebben bewezen dat onze IT-infrastructuur, met de juiste ondersteuning, zelfs een crisis zoals corona goed kan verteren. Er waren weinig frustraties. Mensen waren vooral dankbaar dat ze zo comfortabel van thuis uit konden werken. En dat geeft ons als IT-er toch een voldaan gevoel.”
